Tanto pequeñas como grandes industrias tienen en su haber un almacén. De acuerdo al tamaño de la empresa, estos almacenes pueden ser grandes o más pequeños. Organizar un almacén es una tarea, más que necesaria, obligatoria. La optimización de un almacén mejora la productividad de la industria.

El almacén es uno de los elementos claves en una empresa. Este provee todo lo que se necesita para manejar los inventarios y ayuda a producir un valor agregado al producto en venta.  Sin embargo, organizar un almacén tiene su ciencia, que con empeño y dedicación se puede llegar a comprender y poner en práctica adecuadamente para el éxito de la industria.

Importancia de organizar un almacén

Cuando se habla de un almacén, desde el punto de vista logístico, se refiere a una estructura compleja. Son diversos los procesos y los momentos que están involucrados en la organización. Pero si son correctamente gestionados, se puede lograr incluso a generar valor extra al producto.

El factor que más influye en el desempeño de un almacén, ya sea comercial o industrial, es el control del inventario. Una gestion adecuada del inventario tiene beneficios que bien merecen tener presentes:

  • Evita que hagamos ventas cuando hay falta de stock – Esto optimiza la calidad de servicio en lo que refiere a atención al cliente pues minimiza las pérdidas y malos entendidos.
  • Util para crear estrategias de ventas – Permite identificar aquellos productos que están en constante movimiento, los que se mueven lentamente y los que están completamente estancados.
  • Se logra una planificación más eficiente, esto reduce muchas clases de costos, entre ellos los fletes.
  • Con la organización de un almacén se puede determinar si se producen robos o falta mercancía.

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Pasos para organizar un almacén

Organizar un almacén requiere de seguir una serie de pasos para que esta labor sea más sencilla y logre el objetivo esperado. No son pocos, no son muchos, pero definitivamente son rigurosos. Uno puede hacer tareas básicas, pero ni bien se piensa en expandir, lo mejor es contratar a un profesional encargado para optimizar el rendimiento al máximo.

 – PRIMER PASO: Crear un inventario – Es de los más importantes, consiste en elaborar un inventario de los artículos que existen en el almacén. Es práctico hacer una lista que incluya cada uno de los elementos que alberga el almacén y la cantidad de los mismos.

Si un producto está excedido en cantidad, se puede plantear ofrecer descuentos u ofertas que permitan sacarlo. Descartar los productos dañados que no son útiles y solo ocupan espacio.

 – SEGUNDO PASO: Despejar el almacén – Es aconsejable que se vacíe por completo el almacén y crear un espacio para hacer la clasificación en otra parte. Antes de pasar productos al almacén es conveniente limpiarlo profundamente y preparar todo para que entre la mercancía o los artículos.

 – TERCER PASO: Crear categorías – Lo mejor al momento de organizar un almacén, es clasificar los artículos por categorías. Se puede tomar en cuenta el tamaño, tipo o frecuencia de uso del producto. Esto será en beneficio de la adecuada organización del almacén. Por ejemplo, se colocan los artículos de mayor tamaño en la parte de abajo o en un estante resistente de sobrecarga, al que se pueda acceder con carretilla elevadora automática de forma fácil.

 – CUARTO PASO: Priorizar los elementos que más se usan – Hacer una jerarquización, priorizando los artículos que se usen con más frecuencia en un lugar de fácil acceso. Así se evita mover elementos que se usan muy poco para alcanzar los que suelen usarse constantemente.

 – QUINTO PASO: Emplear etiquetas identificadoras – Aunque se sepa dónde se encuentra cada cosa, lo mejor es hacer etiquetas de cada uno de los artículos y de las categorías. Esto ayuda que otros accedan a los mismos sin inconvenientes. Pueden ser avisos manuscritos o impresos que identifiquen las categorías y etiquetar los artículos de forma individual si no contiene un descriptor. Son útiles los stickers removibles o las notas autoadhesivas.

 – SEXTO PASO: Organización computarizada – Toda la información que se obtiene al realizar el inventario debe ser llevada convenientemente a un programa computarizado. La tecnología es demasiado beneficiosa para mantener un seguimiento del inventario y los pedidos de nuevos productos. Pueden usarse hojas de cálculo que se encuentran en internet para llevar a cabo este paso.

Organizar un almacén por grupos o categorías

Para localizar mejor los productos o artículos almacenados, las empresas hacen uso de métodos para codificar el contenido. Algunas de las categorías empleadas para organizar un almacén son las siguientes:

  • Materias primas: Se refiere a los materiales encases, suministros, etc. que luego se emplearán en los procedimientos de transformación.
  • Productos intermedios: Son los elementos que se usan como colchón entre las diferentes fases para obtener un producto.
  • Productos terminados: Es cuando se almacena el producto final de todo el proceso de transformación.
  • Materia auxiliar: Es el almacén de repuestos, aceites, pinturas, productos de limpieza. Todo lo que implica mantenimiento y limpieza.
  • Pedidos y distribución: El objetivo de esta categoría es el acondicionamiento del producto ya terminado y listo para ser entregado al cliente o para salir del almacén.

Organizar un almacén por sistema de codificación

  • Código alfabético: Se emplean letras para identificar características y especificaciones del producto.
  • Código numérico: Uso de números para la clasificación de determinados productos. En ocasiones es difícil de memorizar por ello ha caído en desuso.
  • Código alfanumérico: es la combinación de números y letras, abarcando mayor cantidad de artículos. Las letras pueden indicar el tipo de material y los números el código indicador de cada artículo.

Cómo organizar un almacén con éxito

La organización de un almacén genera un costo que, de forma directa, no aporta valor agregado al producto. Pero si se realiza una gestión óptima se pueden lograr precios competitivos del producto al salir al mercado que a la larga resultaría en ganancias.  Para esta tarea, la cual siempre es complicada, es vital aplicar principios logísticos que ayuden al gestionar un almacén con éxito.

Principios logísticos de expertos para organizar un almacén

  • Destinar el trabajo de vigilancia a una persona especifica.
  • Usar un empleado para cada puesto y cada función.
  • Tener solo una sola puerta que esté siempre vigilada. Si el almacén es grande, puedes usar una puerta para entrar y otra para salir.
  • Llevar un registro detallado del flujo de personas y productos, entradas y salidas de los mismos.
  • Hacer actualizaciones automáticas de la información a los distintos departamentos de la empresa.
  • Crear códigos para clasificar los artículos.
  • El inventario debe realizarlo quien no tenga relación con el almacén.
  • Distribuir el almacén por áreas o sectores.
  • En almacenes grandes se pueden usar niveles de acceso con identificativos hacia áreas restringidas.
  • Seleccionar cuál será la unidad máxima a manipular.
  • Las máquinas y quienes la operan deben hacer recorridos mínimos.
  • El espacio que abarca el almacenamiento también debe ser mínimo.
  • Hacer la cantidad mínima de manipulaciones.

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